時短テクニックで効率化する! - 時短プランナー・山田亜希子のブログ

「時間がない」「もっと効率よく仕事を進めたい!」こんな悩みや願いを持っている方のために、今すぐ使える時短術を公開しています。

あなたの送ったメールやメッセージに、すぐに返事をもらえる簡単なコツ

ひとり1台の
スマホや携帯電話が
当たり前になった今。

同じ場所にいない
友人や知人への連絡が
簡単に取れるようになりました。

あなたの用件がすぐに伝わり
しばらく待てば返答がある。

便利でありがたい状態ですが
だからといって
何でもかんでも
「メッセージで済ませよう」と
思ってはいないでしょうか?


あなたのメッセージ、相手にはどう見えている?

LINEの「既読スルー」が
嫌だという話を
以前にしました。

www.timetables.biz

今ではごく普通に
LINEを使っていますが
音での通知はOFFにして
1日1回だけチェックしています。


そうしている理由は
LINEに時間を奪われたくないのと
「急ぎの用事はほぼない」
ということが見えてきたから。

音が鳴るたびに
ソワソワしていたのでは
自分のするべきことが
何も手につきませんから。


さらに
気が散るよりも
もっと大きな問題だと感じたのが
「大事で急ぎの連絡は来ない」
という点です。

どちらかと言えば

  • その日のうちの返答で十分
  • 見る必要はあるが返答は不要
  • 雑談

こういったメッセージが
ほとんどだな、と
私には感じられます。


ただ
「大事じゃない」と思うのは
私から見た場合の話。

相手の方にしてみたら
すぐに見てほしいし
返事も早くもらいたい。

そう思える
大事な用件かもしれません。

トラブルになりかねない
このギャップを埋めるには
どうしたらいいのでしょう?


メッセージの返事が早くほしいなら、こうする!

LINEに対する私の感覚は
さっきお話しした通りです。

まとめると

  • 重要度は低い
  • 返事は必要最低限

こんな感じですね。

つまり
私に大事な用事がある方は
LINEは使わないのがおすすめ
というわけです。


ここに
メッセージへの返答を
早くもらうコツがあるのですが
あなたは分かりますか?

その答えは
「相手に合わせた手段を選ぶ」
です。


私が持っている連絡窓口での
優先順位は

  1. 目の前にいる人
  2. 電話(家族、親しい友人)
  3. メール
  4. チャットワーク
  5. サイボウズ
  6. LINE
  7. フェイスブックメッセージ
  8. 電話(「2」以外)

書き出してみると
私と連絡を取る方法が
意外とたくさんありました(苦笑)

ですが
こまめに見ているのは
「3.メール」までですね。

ということは
あなたの周りの人が使う
連絡手段について

  • 「どうですか?」と聞く
  • 今までの傾向から予測する

といったことを実行すれば
早く返事がいただける確立を
上げることができるはずです。


「相手に合わせる」を覚える

何事もそうなのですが
あなたにとって
慣れていて心地よい方法は
あるものです。

ですが、相手の方と
一致しているケースは
滅多にありません。

ここで起きるのが

  • 自分のやり方を通す
  • 相手に合わせる

この二者択一です。


「これ」といった正解は
ありませんので
どちらを選んでも構いません。

とは言っても
連絡を取ることについては
相手に合わせた方が
よい結果になる場合が多いです。


相手の方にとって
好ましい方法を選んで
すぐに返事をもらうのか。

それとも
「私はこの方法が好きだから」と
自己流を貫くのか?

さて、あなたはどうしますか?


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